Dirika laskujen tulostus PDF-dokumenttina

Dirikalla -ohjelmalla luotu lasku, tarjous tai mikä tahansa raportti voidaan lähettää myös sähköpostin kautta vastaanottajalle.

Tällöin yleisimmin käytetty tiedostoformaatti on PDF-formaatti,  joka on  turvallinen ja viruksista vapaa asiakirjamuoto. Sähköpostin saaja voi turvallisin mielin avata sähköpostiinsa liitetiedostona saamiaan PDF -asiakirjoja. 
Vastaanottaja voi myös tulostaa asiakirjan omalle kirjoittimelleen, ja saa sen paperille täsmälleen saman näköisenä mm. marginaali-, kirjasin-. ym. asetuksiltaan, kuin se lähettäjän koneelta lähti.

PDF-DOKUMENTTIEN LUKEMINEN

Jotta vastaanottaja voi lukea PDF-dokumentteja, pitää tietokoneessa olla Adobe Acrobat Reader ohjelma asennettuna.

Uusimmissa selainohjelmissa (Internet Explorer, Firefox, Opera jne) PDF-dokumenttien lukumahdollisuus tulee jo vakiona mukana.

PDF-dokumenttien lukemiseen käytettävä Acrobat Reader ohjelma on saatavana ilmaiseksi.  Mikäli koneessa ei ole ennestään Acrobat Reader lukuohjelmaa, sen voi käydä hakemassa ilmaiseksi Adoben kotisivulta, klikkaamalla oheista kuvaketta:

Sen sijaan PDF-dokumenttien luomiseen tarkoitettu kaupallinen Acrobat ohjelma on maksullinen.

Toinen vaihtoehto PDF-dokumenttien lukemiseen on Foxit Reader -ohjelma.  Foxit Reader on ohjelmana kevyt ja nopea. Myös kaupallinen versio on saatavilla

Hieman vanhemman Foxit Reader 2.0 ilmaisversion lisäetuna on mukana veloituksetta tuleva toiminto jolla voidaan kirjoittaa tietoja täytettäville PDF-lomakkeelle.  Esimerkiksi Verottajan veroilmoituslomakkeille  voidaan Foxit Reader 2.0 versiolla tallettaa täytettävät tiedot PDF-dokumenttiin, joka talletus ei ole mahdollista Acrobat Readerilla

Foxit  Reader 2.0 version voit ladata myös täältä.

OHJELMA PDF-DOKUMENTTIEN LUOMISEEN

Kaupallisten PDF-luontiohjelmien lisäksi verkosta löytyy useita ilmaisversioita, kuten PdfCreator tai PdfFill:

PDFCreator ohjelman uusin versio on 2.5.2. on nopea ja helppokäyttöinen. Ohjelmaan on saatavana myös suomenkieliset valikot. PDF-dokumentin tekovaiheessa PDFCreator antaa  valita lähetetäänkö dokumentti suoraan Outlook sähköpostin (tai järjestelmän muuhun sähköpostiin) liitetiedostona eteenpäin vai talletetaanko tiedosto omalle kiintolevylle.

PDFCreator -ohjelman vanhemman 0.97 version voit ladata ja asentaa koneellesi tästä.  

PDF Fill ohjelman uusimman version asennuspaketti on tässä linkissä.

Kun jokin edellisessä kohdassa mainittu PDF-luontiohjelma on asennettu Windowsiin, on sen asennusohjelma lisännyt Windowsin kirjoitinvalikkoon uuden kirjoittimen nimeltään PDFCreator tai  PDF-Fill&Image.

Dirika-ohjelmasta valitaan tulostettavaksi Lasku, ja tulostusvaiheessa kirjoittimeksi valitaan esim. PDFCreator.  Tulostuksen edetessä PDFCreator ohjelma kysyy, lähetetäänkö dokumentti suoraan sähköpostin liitteenä vai talletetaanko se tiedostona kiintolevylle. Jos valitaan lähetys sähköpostitse, PDFCreator ohjelma avaa Outlook -sähköpostiohjelman, jonka liitetiedostoksi kyseinen PDF-dokumentti jo valmiiksi asetettuna.

Levylle tallennettaessa dokumentti voidaan tallettaa PDFCreatorin  ehdottamaan Windowsin OmatTiedostot -kansioon, vaikkapa nimelle Lasku40020.PDF.

Tätä tehtyä laskun sisältävää PDF-dokumenttia voidaan haluttaessa omalla koneella. Käynnistetään Acrobat Reader ohjelma, jonne kyseinen Lasku40020.PDF -dokumentti avataan.

Kun on todettu että lasku on oikein ja kelvollinen lähetettäväksi, niin vastaanottajalle lähetetään normaali sähköposti, ja kyseinen Lasku40020.PDF dokumentti liitetään sähköpostiin liitetiedostona. 

Katso oman sähköpostiohjelmasi ohjeista miten liitetiedosto liitetään sähköpostiin.

Yllä kerrotulla tavalla voidaan Laskujen lisäksi tulostaa mikä tahansa muukin Dirika-raportti tai muu tuloste tulostaa PDF-dokumentiksi, ja lähettää se sähköpostin ohessa vastaanottajalle.