Laskuttajailmoituksen tarkoitus
Laskuttajailmoitus liittyy uuden kuluttajan e-laskun käyttöönoton tuomiin muutoksiin. Laskuttajailmoitus on pankkijärjestelmälle tehtävä yleisluonteinen ilmoitus, jolla laskuttajayritys ilmoittaa omat perustietonsa ja ilmoittautuu aloittavansa kuluttaja-asiakkaille lähetettävien e-laskujen ja suoramaksujen lähettämisen.
Laskuttajailmoitus tarvitsee yleensä lähettää vain kerran, silloin kun yritys aloittaa kuluttajille lähetettävien e-laskujen käyttämisen. Jos omat tiedot myöhemmin muuttuvat, laskuttajailmoituksen muutosilmoituksilla voidaan tehdä lisäyksiä ja muutoksia.
Laskuttajan tarvitsee lähettää laskuttajailmoituksen vain omaan pankkiinsa. Sieltä se jaellaan automaattisesti edelleen kaikkiin kuluttajille maksupalveluita tarjoaviin suomalaisiin pankkiryhmiin. Tällä hetkellä tässä jakelussa mukana ovat nämä pankit:
| Nordea | Osuuspankit | Danske Bank |
| Aktia, Säästöpankit | POP-pankit | Tapiola Pankki |
| Ålandsbanken | Handelsbanken | S-Pankki |
| DnB NOR Bank |
Laskuttajailmoituksen muodostaminen
Suurten laskuttajien kuten puhelinlaitosten, sähkölaitosten, isännöintitoimistojen jne. omat laskutusjärjestelmät osaavat muodostaa tarvittavat XML-muotoiset laskuttajailmoituksen tiedostot.
Toinen vaihtoehto on käyttää Finanssialan Keskusliiton eli FKL:n sivulla olevaa ilmaista laskuttajailmoituksen nettiohjelmaa jolla tekeminen onnistuu helposti. Kyseisessä ohjelmassa on 3 toimintoa, Lisää, Muuta ja Poista.
Lisää -toiminnolla luodaan ensimmäinen laskuttajailmoitus josta ohessa esitäytetty mallitiedosto. Kun lomakkeen tiedot on täytetty valmiiksi, painetaan Muodosta aineisto painiketta, jolloin ohjelma tallentaa laskuttajailmoituksen omalle koneelle esim. nimellä:
"Laskuttajailmoitukset_uusi_20130930.txt".
Tämä tiedosto on syytä ottaa talteen, eli vaikka USB-muistitikulle tms., omaa monivuotista säilytystä varten. Myöhemmin, kuukausien tai vuosien kuluttua saattaa tulla tarve muuttaa pankkiin lähetettävien tietojen sisältöä, ja se tehdään Muuta-toiminnolla. Muuta-toimintoa käytettäessä ohjelma pyytää aluksi pohjaksi Vanha laskuttajailmoitustiedostoa:, johon sille tarjotaan aikaisempaa "Laskuttajailmoitukset_uusi_20130930.txt" tiedostoa.
Muuta toiminto luo jälleen uuden tiedoston, Laskuttajailmoitukset_muutos_20140412.txt joka jälleen arkistoidaan mahdollisia seuraavia käyttöjä varten. Seuraavalla muutoksien tekemisen kerralla käytetään tätä pohjatiedostona, uusiin tehtäviin muutoksiin.
Poista -toiminnolla voi poistaa oman yrityksensä pankkien e-laskujärjestelmästä. Omaa yritystä ei enää jatkossa näytetä asiakkaiden verkkopankeissa sellaisena laskuttajatahona jolta voi tilata laskunsa e-laskuna. Myös Poista-toimintoon valitaan toiminnon pohjaksi viimeisin edellä muodostuneista "uusi" tai "muutos" laskuttajatiedostoista. Nettiohjelma muodostaa nyt poistamisen suorittavan Laskuttajailmoitukset_poisto_20150221.txt tiedoston.
Laskuttajailmoituksen lähettäminen pankkiin
Sekä Lisää että Muuta että Poista toiminnoilla syntyvät Laskuttajailmoitus-tiedostot lähetetään verkkopankin tai WPankki-pankkiohjelman avulla pankkiin. Laskuttajailmoituksen aineistonimi pankkiohjelmassa esimerkiksi Nordealla on "Kuluttaja E-lasku, laskuttajailmoitus (FIB2CLASS)".
Laskuttajailmoituksen virhepalautteet
Pankin tarkistuksessa mahdollisesti löytyvät laskuttajailmoituksen virheet palautuvat virhepalautteella.
Sekä laskuttajailmoituksen, vastaanottoehdotuksen että varsinaisten e-laskujen lähetyksen virhepalaute haetaan aina samalla kutsulla, esimerkiksi Nordealla on"Finvoice palaute hylätyistä (HYLLASKUT)".
Virhepalaute on XML-muotoista tekstiä jota voidaan katsella selainohjelmalla tai käsitellä se laskuttajan omissa järjestelmissä.
Laskuttajailmoituksen tietojen näkyminen maksajien verkkopankeissa
Laskuttajailmoituksella lähetetyt tiedot menevät edelleen näkyville ja tarjolle suomalaisten pankkiryhmien verkkopankkeihin, asiakkaiden käytettäväksi. Vain isännöintitoimistojen puhelinlaitosten jne. tyyppiset suuret laskuttajat julkaisevat tietonsa tänne kuluttajalaskutuksen puolelle, mahdollisina e-laskujen lähettäjinä. Kahden yrityksen välisessä sähköisessä laskutuksessa tällaista ilmoitusmenettelyä ei ole toistaiseksi olemassa.
Pankista ja sen verkkopankin toteutuksesta riippuen, listoilla olevia laskuttajayritysten tietoja voidaan verkkopankissa myös etsiä yrityksen nimen perusteella. Kun asiakas löytää hakemansa yrityksen, hän voi halutessaan vaihtaa tältä asiakkaalta tulevat paperipostina tulemaan jatkossa verkkolaskuina.
Nordea, yksityishenkilön Verkkopankin näkymä
Kuvan mukaiselta näytöltä Nordean verkkopankkiasiakas voisi tämän näytön Tilaa e-lasku valinnalla valita valita jatkossa e-laskutuskäytännön.
Mallina käytetyn Asunto Oy Toimikankaan kuukausittain veloittamat yhtiövastikkeet alkavat silloin tulla paperilaskun sijasta e-laskuina suoraan verkkopankkiin.