Sivut:  1  2   3   4  5

Muunnos suoraveloituksesta e-laskutukseen

Suoraveloitusaineiston muunnos

Isännöintitoimiston tms. tyyppisellä  suurella laskuttajalla on tällä hetkellä nyt poistumassa oleva suoraveloitus käytössä. Suoraveloitusaineistot lähetetään pankkiohjelmalla kuukausittain pankkiin, ja pankki veloittaa rahat sopimusasiakkaiden tililtä. 

Vanha suoraveloitusaineisto näyttää  sisällöltään tältä.

Tämän nykyisen suoraveloituksen aineiston avulla saadaan tehtyä vastaanottoehdotus nimisen pankkiaineiston avulla muunnos uusiksi e-laskutuksen asiakasosoitteiksi. 

Vastaanottoehdotuksen lähetysaika päättyy 20.11.2013

Vastaanottoehdotuksia voi lähettää pankkiin vain 20.11.2013 saakka. Viimeistään tällöin on myös lähetettävä nykyisille suoraveloitusasiakkaille ilmoituskirje maksutavan muunnoksesta. FKL:n sivulla on Word-muotoinen kirjemalli jota voi käyttää omien ilmoituskirjeiden pohjana.  

Tämä ilmoituskirje suoraveloituksen päättymisestä on lähetettävä kaikille asiakkaalle siinäkin tapauksessa että laskuttaja ei lainkaan siirry e-laskutukseen, vaan korvaa jatkossa suoraveloituksen paperilaskuilla. 

Kuluttajansuojalain mukaan asiakkaalla on 2 kk aikaa kieltäytyä siitä että hänen suoraveloituksensa siirretään e-laskuiksi, joka käytännössä silloin tarkoittaa siirtymistä paperilaskutukseen. Tästä johtuu myös muutosilmoituksen takaraja 20.11.2013.  Mikäli asiakas ei reklamoi, hänen suoraveloituksensa muuttuu e-laskuiksi 1.2.2014 alkaen.

Jos tämä jää 20.11 takarajaan mennessä tekemättä, ja muunnostyö tekemättä, pitää suoraveloituksen sijasta jatkossa lähettää asiakkaille paperilaskut.  Nykyiset suoraveloitusasiakkaat voivat silloin siirtyä e-laskun käyttäjiksi vain oman Verkkopankkinsa kautta, tilaamalla jatkossa itselleen jatkossa e-laskun. Tietenkin edellyttäen että laskuttajalla laskuttajailmoitus  on tehtynä ja  e-laskuvalmius muutenkin olemassa.

FKL:n ohjeet vastaanottoehdotuksen teosta

Finanssialan Keskusliiton sivulla oleva Vastaanottoehdotusta -koskeva ohjeistus neuvoo muunnoksen tekemisessä. Muunnostyö on kertaluonteinen, se tehdään vain kerran siirryttäessä vanhasta uuteen, ja muunnosaineisto lähetetään pankkiin.

Alla olevan kuvan esimerkissä ensimmäisenä tiedostona on edellä  Laskuttajailmoitus -kohdassa muodostettu "Laskuttajailmoitukset-uusi_20130930.txt" niminen tiedosto ja toisena tiedostona suoraveloituksen pankkiaineisto nimeltään "Nykyinen-SuoravelAineisto.txt". 

Painetaan Jatka-painiketta, jolloin alla olevan mallin mukainen Vastaanottoehdotuksen lomake muodostuu.

Painetaan Muodosta aineisto -painiketta, jolloin aineisto muodostetaan, ja se tallentuu omalle koneelle esim. "Vastaanottoehdotukset_20131001.txt" tiedostonimellä.  

Vastaanottoehdotuksen lähettäminen pankkiin

Muunoksessa syntynyt "Vastaanottoehdotukset_20131001.txt" lähetetään  joko verkkopankin tai WPankki-pankkiohjelman avulla pankkiin. Vastaanottoehdotus aineiston  aineistonimi pankkiohjelmassa esimerkiksi Nordealla on"Kuluttaja E-lasku, vastaanottoehdotus (FIB2CMAKS)". 

Vastaanottoehdotuksen virhepalautteet

Esimerkiksi isännöintitoimiston vuosien aikana kerääntyneissä suoraveloituksen rekistereissä on virheitä. Asukkaiden nimet tai pankkitilinumerot jne. ovat muuttuneet. Tämän vuoksi pankissa saattaa hylkäytyä osa  vastaanottoehdotuksessa lähetetyistä nimistä. 

Sekä vastaanottoehdotuksen, laskuttajailmoituksen että varsinaisten e-laskujen lähetyksen virhepalaute haetaan aina samalla kutsulla, esimerkiksi Nordealla on"Finvoice palaute hylätyistä (HYLLASKUT)". 

Virhepalaute on XML-muotoista tekstiä jota voidaan katsella selainohjelmalla tai käsitellä se laskuttajan omissa järjestelmissä.

Pankin palauttama aineisto onnistuneista muunnoksista

Vastaanottoehdotuksen aineiston perusteella pankki päättää muunnetaanko kukin asiakas e-laskunsaajaksi vai suoramaksun saajaksi. Pankki palauttaa muunnoksista vastaanottajan ilmoitus aineiston yleensä muutaman pankkipäivän kuluessa.   Noudetut vastaanottoilmoitukset käsitellään laskuttajan omissa laskutusjärjestelmissä, ja käytetään normaalisti e-laskujen osoitetietoina.

Aineiston noutokutsu on  Kuluttaja E-lasku, vastaanottoilmoitus (FIB2VASL)"  esim. Nordealla.

Vastaanottajan ilmoitus -aineistojen noutoja kannattaa muutenkin tehdä säännöllisesti. Jos on kk-tasolla tehtävästä vuokralaskutuksesta tms. kyse, niin uusien vastaanottajan ilmoitusten nouto vähintään ennen jokaisen uuden kuukausilaskun lähettämistä.  Siirtymävaiheessa tarkistuksia useamminkin, kenties viikoittain. Tarkistetaan onko uusia asiakkaita siirtynyt e-laskun käyttäjiksi. 

Suoraveloituksen  ja verkkopankkien uudistusten jälkeen siirtyminen e-laskutukseen verkkopankissa on entistä helpompaa. Siksi monet asiakkaat tulevat tätä seuraavien vuosien aikana laajenevassa määrässä myös käyttämään.